Pridobitev podatkov za izračun osnove nadomestila plače

Delodajalci, ki so vpisani v Poslovni register Slovenije (PRS), lahko do podatkov za potrebe obračuna nadomestila plače med začasno zadržanostjo delavca od dela zaradi zdravstvenih razlogov, od 1. 7. 2023 dalje dostopajo na portalu SPOT.

Kazalo

Elektronski dostop do podatkov za obračun nadomestila plače

e-postopek SPOT

Navodila

Podatki so davčna tajnost

Kateri podatki se zagotavljajo

Pogosta vprašanja in odgovori

Elektronski dostop do podatkov za obračun nadomestila plače

Pravno podlago za elektronski dostop do podatkov predstavlja sedmi odstavek 19. člena Zakona o davčnem postopku – ZDavP-2, namenjen pa je delodajalcem, ki ob pripravi obračuna nadomestila plače (zahtevek za refundacijo) za svoje novo zaposlene delavce, ne razpolagajo s podatki o osnovi za to nadomestilo.

Delodajalec na portalu SPOT lahko pridobi podatke o osnovi za obračun nadomestila v breme delodajalca in tudi podatke za obračun nadomestila plače v breme ZZZS.

V primeru obračuna nadomestila plače v breme ZZZS je mogoče pridobiti podatke o osnovah od 1. januarja 2022 naprej, v primeru obračuna nadomestila plače v breme delodajalca pa od 1. marca 2023 naprej.

Do podatkov delodajalec lahko dostopa le na podlagi elektronskega potrdila o zadržanosti od dela (eBOL ali ePODK).

e-postopek SPOT

e-postopek SPOT

Podatki za izračun osnove nadomestila plače

Začni

Navodila

• Navodila za pridobitev podatkov za izračun osnove nadomestila plače

Podatki so davčna tajnost

Delodajalce in pooblaščence, ki v imenu podjetja/poslovnega subjekta dostopajo do podatkov, obveščamo, da so podatki davčna tajnost. Podrobnejši opis omejitev in dodatna pojasnila so na voljo tukaj.

Kateri podatki se zagotavljajo

Za potrebe obračuna nadomestila plače se zagotavljajo podatki:

• iz obračuna davčnega odtegljaja (REK obrazci) in

• iz obračunov prispevkov za socialno varnost (OPSV obrazci),

ki jih Finančni upravi RS posredujejo plačniki davka in zavezanci za prispevke.

Pogosta vprašanja in odgovori

Odpri razdelek:

Zapri razdelek:

Kje so objavljena navodila za uporabo postopka in kakšni so pogoji za uporabo postopka?

Navodila so objavljena na povezavi: https://spot.gov.si/assets/SPOT/navodila/Navodila-za-pridobitev-podatkov-za-izracun-osnove-nadomestila-place.pdf

Postopke lahko uporabljate, ko vas zakoniti zastopnik elektronsko pooblasti ali ko SPOT točka vnese pooblastilo na podlagi papirnega pooblastila zastopnika.

Odpri razdelek:

Zapri razdelek:

Imam pooblastilo na portalu SPOT za prevzem Potrdil o zadržanosti in za vlaganje elektronskih zahtevkov za refundacijo. Ali moram pridobiti za postopek za pridobivanje podatkov za osnovo za nadomestilo posebno pooblastilo ali lahko dostopam do podatkov z obstoječim pooblastilom?

Gre za postopek na portalu SPOT pod organom FURS, zato mora odgovorna oseba podjetja dodeliti posebno pooblastilo za ta postopek. Več informacij o pooblaščanju najdete na povezavi Pooblastilo za delo prek portala SPOT.

Odpri razdelek:

Zapri razdelek:

Ali lahko podatke za izračun osnove za nadomestilo plače pridobimo tudi prek vmesnika oziroma neposredno prek svojega programa za obračun plač in nadomestil?

Poizvedbo je mogoče izvesti samo neposredno na portalu SPOT, saj je nujna identifikacija konkretnega uporabnika, ki je pridobil podatke, ki so sicer davčna tajnost.

Odpri razdelek:

Zapri razdelek:

Je mogoče pridobljene podatke shraniti v programu za plače?

Preverite pri svoji programski hiši, ali lahko v programu za plače omogočijo uvoz in uporabo podatkov v obliki xml-datoteke. Tehnične specifikacije programska hiša najde na povezavi Pridobitev podatkov za izračun osnove nadomestila plače v desnem delu spletne strani pod rubriko »Za razvijalce programske opreme«.

Dokler vam programska hiša ne pripravi tovrstne rešitve, podatke prevzamete in shranite v obliki Excelove tabele.

Odpri razdelek:

Zapri razdelek:

Zakaj ne moremo pridobiti podatkov na podlagi potrdila o sobivanju?

Dokler ne bo uvedeno elektronsko potrdilo o sobivanju (v drugi polovici leta 2026 ZZZS načrtuje uvedbo elektronskega potrdila tudi za sobivanje), ni mogoče pridobiti podatkov za izračun osnove prek portala SPOT. Trenutno je podlaga za obračun nadomestila z razlogom 16-sobivanje z otrokom papirno potrdilo bolnišnice ali zdravilišča, zato je treba v primeru tega razloga podatke o osnovi pridobiti neposredno od izplačevalcev.

Odpri razdelek:

Zapri razdelek:

Zakaj ne moremo pridobiti podatkov o osnovi v breme ZZZS, ko je prvi dan v breme ZZZS v letu 2022?

Novela zakona o davčnem postopku je bila uveljavljena šele s 1. 7. 2023, zato je mogoče podatke o osnovi v breme ZZZS pridobiti le v primeru, ko je 1. dan zadržanosti v letu 2023 ali pozneje. Tako je mogoče pridobiti torej podatke o osnovah iz leta 2022 oziroma 2023 (če oseba ni imela osnove za nadomestilo v breme ZZZS v letu 2022).

Za zadržanosti, ki so se začele v letu 2022, imajo delodajalci podatke o osnovah že praviloma zbrane in usklajene. Osnova za nadomestilo ostaja enaka ves čas neprekinjene zadržanosti od dela enaka.

Odpri razdelek:

Zapri razdelek:

Kje najdemo podrobne informacije o tem, na kakšen način in kateri podatki se zajemajo v podatke, ki jih pridobimo od FURS?

Podrobna pojasnila in omejitve pri pridobivanju podatkov najdete v povezavi Podatki za izračun osnove - dodatna pojasnila in omejitve.

Odpri razdelek:

Zapri razdelek:

Ali lahko z referenti ZZZS že prej usklajujemo podatke o pravilni osnovi in urah osnove, preden pripravljamo plačilno listo in vložimo zahtevek za refundacijo? Mi bi radi referentu ZZZS vnaprej posredovali podatke za izračun osnove, ki jih pridobimo od FURS (v tabeli ali xml datoteki) in preverili, ali bomo uporabili pri obračunu pravilni znesek in ure osnove.

Natančne informacije, na kakšen način se zajamejo podatki v zalednem sistemu FURS, najdete na povezavi Podatki za izračun osnove - dodatna pojasnila in omejitve.

Morebitno usklajevanje podatkov o zneskih in urah osnove bodo referenti ZZZS lahko izvedli šele po vložitvi zahtevka za refundacijo, saj ZZZS pridobi kontrolne podatke FURS šele ob obravnavi obračunov na zahtevku za refundacijo. Referent bo po potrebi kontaktiral vlagatelja zahtevka šele ob obravnavi konkretnega obračuna oziroma bo z opisom napake ob morebitni zavrnitvi obračuna pripravil obrazložitev posebnosti.

Odpri razdelek:

Zapri razdelek:

Izvedli smo poizvedbo o podatkih za izračun osnove v breme ZZZS. V Excelovi datoteki so se prikazali podatki za preteklo leto in v večini vrstic so zapisani podatki tako o znesku kot o urah osnove. Kakšne ure naj zajamemo v primeru, da v določeni vrstici pri določenem znesku ur sploh ni vpisanih?

Ure praviloma niso zapisane le v primerih, ko gre za izplačila, kjer izplačevalec na REK-obrazcih podatka o urah niti ne more poročati (npr. izplačilo poslovne uspešnosti), ali v primerih, ko ur, za katere je bilo izvedeno izplačilo, niti ni možno natančno določiti in izračunati (npr. poračuni dela plače za daljše časovno obdobje, izplačila razlike k plači na podlagi sodbe sodišča). V tem primeru se prišteje k skupnemu znesku le konkretni znesek (ki nima ur). Pomembno pa je, da v tem primeru delodajalec pravilno določi plačo, ki bi jo delavec dobil, če bi v mesecu zadržanosti delal (t.i. zgornji limit) in ga izračunanega na uro vpiše v obračun nadomestila plače v breme ZZZS.

Odpri razdelek:

Zapri razdelek:

Pri poizvedbi podatkov za izračun osnove v breme ZZZS smo dobili le podatek o enem, manjšem znesku izplačila, ki nima ur. Kako naj določimo ure osnove, da se bo lahko izračunala izhodiščna urna osnova?

Predvidoma gre za izplačilo, ko izplačevalec prejemka ur na REK-obrazcu niti ni mogel poročati, na primer za izplačilo poslovne uspešnosti. Do takšnih situacij pride običajno v primeru, ko se je delavec zaposlil v decembru in mu je delodajalec obračunal in izplačal v tistem letu le del poslovne uspešnosti.

V takšnem primeru se mora osnova ugotoviti iz tekočega leta, torej od 1.1. tekočega leta do enega dne pred nastopom zadržanosti (do enega dne pred prvim dnem zadržanosti).